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Glossario Antiriciclaggio - Anticorruzione - Whistleblowing

Attività illegale    
Azioni o comportamenti che violano la legge.

Canale di segnalazione    
Un requisito della Direttiva UE sul whistleblowing è un canale interno attraverso il quale qualcuno può segnalare una condotta scorretta o una violazione. I canali di segnalazione possono essere scritti (solitamente soluzioni basate sul Web) o orali (per telefono) e dovrebbero consentire comunicazioni e feedback bidirezionali sicuri.

Cattiva condotta sul posto di lavoro    
La cattiva condotta sul posto di lavoro si riferisce a comportamenti inappropriati da parte dei dipendenti o di altre parti interessate, che hanno un impatto negativo sull’organizzazione, sull’ambiente o sulla società in generale. La cattiva condotta può variare da problemi minori a gravi e può includere comportamenti non etici, non professionali o criminali

Codice di condotta    
Queste sono linee guida su come un’organizzazione conduce la propria attività, in modo eticamente, socialmente e ambientalmente responsabile. Il codice può essere sviluppato dall’azienda stessa o creato da un’associazione di categoria.

Comportamento non etico    
Comportamenti o azioni che sarebbero considerati dai più moralmente sbagliati in quanto esulano dalle norme sociali. I comportamenti non etici possono essere commessi da individui o organizzazioni.

Conflitto d’interesse    
Ciò si verifica quando una persona o un’entità si trova ad affrontare la scelta tra i propri interessi personali e quelli dei propri doveri o responsabilità professionali.

Conformità
In senso commerciale, conformità significa rispettare le regole, gli standard o le politiche stabilite dalla società o dalla legge. Ad esempio, è un requisito per tutte le organizzazioni nell’UE, con oltre 50 dipendenti, rispettare i requisiti della Direttiva UE sulle segnalazioni di irregolarità.

Contesto lavorativo    
Le attività lavorative o professionali, presenti o passate attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile

Corruzione
Abuso di influenza o posizione di potere per guadagno personale. Fare o ricevere un regalo allo scopo di influenzare una decisione è corruzione.    
Quando una persona fisica o giuridica offre denaro, un regalo, un servizio o altro beneficio simile per convincere qualcuno a fare qualcosa a suo favore. Una tangente è illegale e non etica.

Crittografia
La crittografia è quando le informazioni vengono convertite in dati illeggibili (codice), che non possono essere letti da nessuno diverso dal destinatario. La crittografia è un modo per garantire la protezione dei dati.

Denuncia interna    
Vedi Segnalazione interna.

Denuncia pubblica    
Vedi Segnalazione Pubblica.

Direttiva UE sulle irregolarità    
Una direttiva dell’UE che impone a tutti gli Stati membri di recepire una legge sul whistleblowing che protegga le persone che segnalano illeciti sul lavoro. Ciò richiede alle organizzazioni con oltre 50 dipendenti di implementare un canale di reporting.

Discriminazione
Sul posto di lavoro, la discriminazione si verifica quando una persona o un gruppo viene trattato negativamente a causa di sesso, età, etnia, disabilità, orientamento sessuale, religione, opinioni politiche o altri motivi.

Etica professionale    
Conosciuta anche come etica aziendale, riguarda ciò che è moralmente giusto, sbagliato e appropriato sul posto di lavoro. L’etica aziendale si basa su valori e standard fondamentali che definiscono la condotta per guidare le decisioni e le azioni dei dipendenti. Una violazione di questa etica potrebbe portare a una segnalazione whistleblowing.

Facilitatore
Una persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.

Frode
Quando qualcuno inganna intenzionalmente qualcuno o un sistema, con l’obiettivo di ottenere un vantaggio ingiusto o illegale. Poiché la frode tende a essere una violazione della legge, le organizzazioni sono incoraggiate a disporre di meccanismi di segnalazione efficienti per rilevarla.

GDPR
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), è una legge dell’UE sulla protezione dei dati e sulla privacy entrata in vigore il 25 maggio 2018 che regola l’uso e il trattamento dei dati personali all’interno dell’Unione. Le organizzazioni devono tenere conto del GDPR durante la gestione delle segnalazioni di irregolarità.

Governance d’impresa    
Questo si riferisce al modo in cui un’azienda è diretta e controllata attraverso un sistema di regole, pratiche e processi. Se violata, potrebbe essere segnalato attraverso un canale di segnalazione.

Hotline
Una hotline per il whistleblowing è il canale attraverso il quale qualcuno segnala comportamenti illeciti o non etici. Tradizionalmente, una hotline per le segnalazioni si riferiva a un servizio telefonico, ma oggigiorno si riferisce anche a un tipo di sistema di segnalazione digitale o a una combinazione di piattaforme.

Illecito
Un termine collettivo per descrivere comportamenti e attività illegali e non etici. Sul posto di lavoro questo può essere riferito a discriminazione, frode, corruzione, molestie, corruzione ecc. In sostanza, tutto ciò può essere segnalato attraverso un sistema di whistleblowing.

Informazioni sui comportamenti illegittimi    
Informazioni, adeguatamente circostanziate, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni conseguenti a comportamenti, atti od omissioni commessi o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commessi nonché elementi riguardanti condotte, anche omissive, volte ad occultare tali violazioni. Rientrano anche le informazioni su violazioni acquisite nell’ambito di un rapporto giuridico non ancora iniziato o nel frattempo terminato, qualora dette informazioni siano state acquisite nell’ambito del contesto lavorativo, compreso il periodo di prova, oppure nella fase selettiva o precontrattuale;

Linee Guida ANAC    
Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne - Approvate con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023.

Molestie
Definito come un comportamento che viola la dignità di qualcuno ed è correlato a motivi di discriminazione, genere, identità, etnia, religione, disabilità, orientamento sessuale o età. Può essere rivolto a un individuo o a un gruppo di individui. 

ODV
Organismo di Vigilanza previsto dagli artt. 6, comma 1, lettera b) e 7 del D. Lgs. 231/2001, cui è affidato il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di curarne l’aggiornamento. Piattaforma: strumento informatico per la gestione delle segnalazioni.

Persona coinvolta/Segnalato    
La persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale il comportamento illegittimo è attribuito o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente.

Persona designata    
Una persona imparziale, competente per il seguito della segnalazione, che può essere la stessa persona o funzione che riceve la segnalazione e che manterrà la comunicazione con il segnalante e, se necessario, chiederà ulteriori informazioni e fornirà un riscontro al segnalante stesso.

Policy whistleblowing    
Linea di condotta o un documento che stabilisce come un’organizzazione gestisce le segnalazioni whistleblowing. Ciò può includere informazioni su cos’è la denuncia di irregolarità, come si segnala una cattiva condotta, come accedere a una funzione di denuncia, come viene gestito un caso, cosa aspettarsi e come è protetta la denuncia

Protezione dati personali
In applicazione del  GDPR, è necessario che le organizzazioni proteggano i dati che raccolgono, archiviano o utilizzano, che potrebbero identificare una persona o altre informazioni sensibili, in forma digitale o fisica. La protezione dei dati è fondamentale quando si utilizza un sistema di segnalazione perché le informazioni fornite dal whistleblower devono essere trattate in conformità con i requisiti di legge.

Protezione del whistleblower    
Ai sensi della nuova Direttiva UE sul whistleblowing, coloro che “informano” e chiunque li aiuti sono coperti da una legge sulla protezione dei whistleblower negli stati membri dell’UE.

Pseudonimizzazione
Una procedura di gestione dei dati utilizzata per nascondere informazioni personali con “pseudonimi”, ovvero nomi fittizi. Uno pseudonimo non può essere collegato direttamente a una persona reale senza ulteriori informazioni. I dati pseudonimizzati sono ancora dati personali coperti dalle normative sulla protezione dei dati.

Riciclaggio di denaro    
Un processo illegale per convertire denaro guadagnato o acquisito illegalmente in beni legittimi.

Riscontro    
Comunicazione del soggetto che ha ricevuto la segnalazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.

Ritorsione.
Qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto. Le ritorsioni e i tentativi di ritorsione comprendono in particolare:     
a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;     
b) la retrocessione di grado o la mancata promozione;     
c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro, la limitazione dell’accesso ai dati;     
d) la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;     
e) le note di merito negative o le referenze negative;     
f) l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;     
g) la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;     
h) la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;     
i) la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;     
l) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;     
m) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;     
n) l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;     
o) la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;     
p) l'annullamento di una licenza o di un permesso; 

Segnalante
Vedi Whistleblower.

Segnalato/Persona coinvolta    
La persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale il comportamento illegittimo è attribuito o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente.

Segnalazione anonima    
Una segnalazione anonima consiste nella divulgazione di informazioni di illeciti tramite un canale di segnalazione sicuro, senza dover fornire informazioni personali, nemmeno alla persona che gestisce la segnalazione. 

Segnalazione circostanziata    
Segnalazione in cui le informazioni/asserzioni sono caratterizzate da un grado di dettaglio sufficiente, almeno astrattamente, a far emergere circostanze e fatti precisi e concordanti e relazionate a contesti determinati, nonché a consentire di  identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della Segnalazione stessa (ad esempio, elementi che consentono di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati, il contesto, il luogo e il periodo temporale delle circostanze segnalate, valore, cause e finalità delle condotte, anomalie relative al sistema di controllo interno, documentazione a supporto, ecc.). Nell’ambito delle Segnalazioni circostanziate si distinguono le informazioni/asserzioni:
a)“verificabili”, qualora in base ai contenuti della Segnalazione sia possibile in concreto svolgere verifiche in ambito aziendale sulla fondatezza, nei limiti delle attività e con gli strumenti di analisi a disposizione di Audit;    
b)“non verificabili”, qualora sulla base degli strumenti di analisi a disposizione, non risulta possibile svolgere verifiche sulla fondatezza della Segnalazione. Le verifiche su circostanze e valutazioni riconducibili ad elementi intenzionali e/o soggettivi risentono dei limiti propri delle attività di Audit e dei relativi strumenti a disposizione.

Segnalazione esterna [Art. 4 D.Lgs 24/2023]    
Questo è quando qualcuno segnala una cattiva condotta al di fuori di un’organizzazione. Questo può essere rivolto a un’agenzia governativa o ai media tramite un canale di segnalazione esterno. I segnalanti possono rivolgersi a un canale esterno se hanno tentato di segnalare internamente ma non hanno ricevuto risposta, o se hanno paura di ritorsioni o se l’organizzazione non dispone di un canale di segnalazione.

Segnalazione grave    
Una segnalazione è classificata come grave quando la persona accusata di un presunto Comportamento Illegittimo ricopre una posizione di vertice o si riferisce ad ambiti normativi nei quali il rischio sanzionatorio/reputazionale è elevato (ad es. procedure antiriciclaggio) o è stata indirizzata a un'Autorità di Vigilanza, a un'Autorità Fiscale, a un'Autorità Giudiziaria e ai media.

Segnalazione in malafede    
Segnalazione falsa e infondata, con lo scopo di danneggiare o recare pregiudizio a uno o più Dipendenti o alla Società/Ente.

Segnalazione interna [Art. 7 D.Lgs 24/2023]    
Comunicazione, scritta o verbale, delle informazioni sui comportamenti illegittimi, presentata tramite il canale di segnalazione interna alla Società/Ente.

Segnalazione nominativa    
Segnalazione che specifica l’identità del Segnalante.

Segnalazione pubblica    
Rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. Ai sensi dell’art. 15, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023, il Segnalante può effettuare una divulgazione pubblica qualora ricorra una delle seguenti condizioni:    
a) ha già effettuato una Segnalazione sia interna sia esterna, ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle Segnalazioni;    
b) ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;    
c) ha fondato motivo di ritenere che la Segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la Segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Segnalazione riservata    
La riservatezza è mantenere privati i dati sensibili a meno che il proprietario delle informazioni non dia il consenso alla loro condivisione. La segnalazione riservata è quando qualcuno effettua una segnalazione whistleblowing di irregolarità con la consapevolezza che la sua identità non sarà divulgata al di fuori di coloro autorizzati a conoscerla, o ove legalmente necessario.

Segnalazione whistleblowing    
Quando qualcuno solleva preoccupazioni su un’irregolarità che sta accadendo, di solito sul posto di lavoro. Non si tratta di un reclamo personale, ma di preoccupazioni relative a cattiva condotta o violazione della legge, come frode, corruzione, molestie o problemi relativi alla salute, alla sicurezza o all’ambiente. Il whistleblowing può anche essere definito come “dare l’allarme”, “fare una segnalazione” o “speak up”.

Sistema whistleblowing    
Un sistema, o un canale di segnalazione, è uno strumento per segnalare informazioni sulla cattiva condotta sul posto di lavoro. Include sia un canale di comunicazione per i segnalanti che un gestionale per le organizzazioni.

Terze parti    
Persone fisiche o giuridiche legate alla Società/Ente da un contratto o un interesse rilevante come, ad esempio, i fornitori, gli appaltatori, gli agenti, i liberi professionisti e consulenti, gli azionisti, i volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, i candidati a un posto di lavoro che sono stati coinvolti nel processo di assunzione o in altre trattative precontrattuali, ex dipendenti ed ex collaboratori.

Trasparenza
Sul posto di lavoro, la trasparenza si riferisce all’essere aperti e chiari con le informazioni condivise, come regole, piani, processi e altre misure.

Violazioni
Comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell’ente privato e che rientrano nei casi indicati nell’art. 2, c. 1 lett. a) del D. Lgs. 24/2023.

Whistleblower (Segnalante)    
Persona fisica che effettua la segnalazione (interna o esterna) o divulga pubblicamente informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo e che rientra in una delle seguenti categorie di soggetti che prestano la propria attività lavorativa a favore dell’Azienda/Ente:
- i dipendenti a tempo indeterminato e determinato;    
- i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al Capo I della L. 81/2017, e i titolari di  un rapporto di collaborazione di cui all' art. 409 del codice di procedura civile e all' art. 2 del D. Lgs. 81/2015;
- i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che  forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore dell’Azienda;    
- i liberi professionisti e i consulenti;    
- i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;    
- le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.    
La segnalazione o la denuncia può essere effettuata anche:    
- quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;  
- durante il periodo di prova; ○ successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.


 

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